关于印发《江南大学国内会议费管理办法》的通知

各学院（单位）、各部门：

《江南大学国内会议费管理办法》已经2016年第8次校务会议审议通过，现予公布，请遵照执行。

校长办公室

2016年8月28日

江南大学国内会议费管理办法

第一章　总 则

第一条　为规范学校国内会议费管理，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）的要求，结合国家有关规定和学校实际情况，制定本办法。

第二条　本办法适用于学校、各学院（单位）、部门举办（含主办、承办）的各类国内会议、论坛，包括业务性会议和管理性会议。

业务性会议是指因教学、科研业务需要举办的会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

管理性会议是指除业务性会议以外的其他会议。

第三条  会议费使用和管理职责如下：

会议举办者对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法，依法、据实报销会议费。

学院（单位）、部门及项目负责人对会议的举办等相关事项承担审批和监管责任。

财务处负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规及学校会议费管理办法，实施会议费报销管理和服务。

第二章  会议审批和注意事项

第四条　各学院（单位）、部门应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

举办会议应先填写《江南大学会议审批单》，由所在学院（单位）、部门审批同意。会议审批单中需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第五条  业务性会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数、天数，严格限定工作人员数量。

管理性会议会期均不得超过2天，传达、布置类会议会期不得超过1天, 会议报到和离开时间合计不得超过1天。会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人。

第六条  实行预算控制的经费召开会议，应严格按照预算管理的要求，在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第七条  各学院（单位）、部门召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第八条　会议优先安排在学校或本系统内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的，应到中央或地方会议定点资格的定点饭店召开，按照协议价格结算。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第三章　会议费开支范围、标准和报销管理

第九条  会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

第十条  会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。

会议费综合定额标准如下：

单位：元/人天

（一）各类会议应在综合定额标准以内据实报销，超支部分不予报销。

（二）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（三）有委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），会议费在规定标准内报销。

第十一条  下列费用纳入会议费预算，可不计入会议费综合控制定额，从相应的会议费等支出科目中据实列支：

（一）对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准报销。

（二）会议举办者根据工作需要，发放给邀请参会专家等咨询费、讲课费、劳务费。

第十二条  全部使用财政拨款举办的会议，不得向参会人员收取费用；其他会议，可按照成本补偿原则，参照综合定额标准，适当向参会人员收取费用。

第十三条  会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续，超范围、超标准的开支不予报销。

会议费报销时应提供：

（一）会议通知（包含会议议程）；

（二）江南大学会议审批单；

（三）江南大学会议费报销单；

（三）实际参会人员签到表（参会人员所在单位、参会人员签名等）；

（四）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。

第十四条  会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡（银行卡）方式结算。

第四章　监督问责

第十五条  学院（单位）、部门和项目负责人应当加强对会议举办活动和经费报销的内控管理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理。

第十六条　严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

各学院（单位）、部门和项目负责人不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

管理性会议用餐不上酒水，会场不制作背景板，不提供水果和茶歇。

第十七条  各学院（单位）、部门应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在内部进行公示。

第十八条　学校纪检监察、审计、财务等部门对会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

第十九条  违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

有前款所列行为之一的，由有关部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，报请学校按规定给予相应处理。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第五章　附 则

第二十条  本办法由财务处负责解释。

第二十一条  本办法自2016年 9月 1日起施行。

校长办公室                             2016年8月28日印发